Digitalno arhiviranje in varnostno kopiranje podatkov

Nesreče, kot so odpoved diska, napad virusa, kraja, požar, udar strele ali poplava, nas lahko doletijo kadarkoli in lahko popolnoma uničijo naše podatke. Novo strojno opremo lahko nabavimo takoj, izgubljenih podatkov pa ne more nadomestiti nihče – zato jih je potrebno učinkovito zavarovati.

V tem prispevku bomo pojasnili razliko med digitalnim arhiviranjem in varnostnim kopiranjem podatkov na oddaljeno lokacijo. Predstavili bomo pravno veljavno arhiviranje podatkov v eArhivu Pošte Slovenije ter sistem GalisBackup, ki omogoča sistematično in samodejno izdelavo varnostnih kopij, njihovo hrambo v podatkovnem centru in enostavno obnovo podatkov v primeru njihove izgube.

Izguba podatkov stane
Večina računalniških uporabnikov se je že kdaj soočila z izgubo podatkov. Če gre za izgubo nekaj minut dela ali za izbris nepomembnih datotek, ni hujših posledic. Kaj pa, če izgubite celotno dokumentacijo vašega muzeja, ki ste jo vi in vaši sodelavci zbirali desetletja?

Večine ljudi to ne skrbi, saj imamo lažen občutek varnosti, da se nam kaj takega ne more zgoditi. Vse preveč zaupamo strojni računalniški opremi, ki pa je, tako kot vse stvari, pokvarljiva.
Potencialnih vzrokov za izgubo podatkov je veliko:

• Napake opreme:

  • uničenje strojne opreme (trdi disk, ...)
  • pokvarljivost medijev (CD/DVD, ...)
  • izpad elektrike
  • napake programske opreme
• Napake uporabnikov
  • nenamerno brisanje
  • namerno uničenje podatkov
• Naravne nesreče
  • poplave, požar, potres, ...
• Kriminal
  • kraja, virusi, ...

Nekatere situacije so bolj verjetne od drugih, pomembno pa se je zavedati, da je že eden od naštetih dogodkov lahko dovolj, da so vaši podatki izgubljeni za vedno.

Grafikon 1: Vzroki za izgubo podatkov
(Različni viri navajajo različne vzroke za izgubo podatkov, v povprečju pa so razlogi in verjetnost izgube podatkov takšni, kot jih predstavlja zgornji grafikon. V splošnem je verjetnost izgube podatkov v enem letu na enem računalniku približno 8-odstotna.)

Marsikdo se ne zaveda resnosti tega problema, predvsem zato, ker v digitalnih podatkih ne vidi vrednosti, v varovanju podatkov pa vidi predvsem nepotrebne stroške, ki nastanejo npr. z najemom strežniškega prostora na oddaljeni lokaciji.

V resnici pa tudi digitalni podatki stanejo. Njihovo vrednost lahko ocenite tako, da izračunate, koliko bi vas stalo, če bi morali vse izgubljene podatke znova popisovati.

Oglejmo si preprost, posplošen izračun:
Če vzamemo 10.000 muzealij in predpostavimo, da lahko dokumentalist povprečno popiše (pregleda, izmeri, …) 10 muzealij dnevno, bo za to potreboval 1000 dni ali 8.000 ur. Pomnoženo z urno postavko 10€/uro dobimo znesek 80.000€. Vse to ob predpostavki, da je vse muzealije sploh možno še enkrat popisati!

Nobena zaščita podatkov ni 100-odstotna, velja pa, da vsak dodaten nivo zaščite zmanjšuje verjetnost izgube podatkov. Pri nas trenutno najbolj uveljavljen način zaščite podatkov je strežnik z vgrajenimi trdimi diski (dvema ali več). Več diskov nas zaščiti v primeru uničenja enega izmed njih, ne pa tudi v primeru uničenja celotnega strežnika (naravna nesreča, kraja, …).

Bolj zanesljivo zaščito zato predstavlja hramba podatkov na več strežnikih na več oddaljenih lokacijah, saj je verjetnost izgube podatkov na vseh strežnikih na vseh lokacijah hkrati zanemarljivo majhna.

Kakšna je razlika
V zadnjih letih se pri razvoju muzejskega dokumentacijskega sistema Galis vedno pogosteje srečujemo z izrazi kot so arhiviranje, »backupiranje«, izdelava varnostnih kopij, varnost podatkov in podobno.

Najpogostejša izraza sta ravno varnostno kopiranje in arhiviranje podatkov.
Čeprav ju velikokrat zamenjujemo ali ju uporabljamo enega namesto drugega, je med njima precejšnja razlika. Varnostno kopiranje je zaščita podatkov pred spremembami, pretvorbami, brisanjem ali popačenjem. Pri tem ščitimo tako podatke, kot tudi imeniško strukturo. Z arhiviranjem pa zagotavljamo dolgoročno hrambo podatkov, ki se v poslovnih procesih ne spreminjajo več. Pri tem moramo upoštevati tudi, kako in kje bomo čez čas lahko prebrali te podatke (medij hranjenja, format datoteke).

Oba izraza se torej resda nanašata na varovanje podatkov, vendar pa gre pri vsakem od njih za različno praktično (in pravno) uporabo. Podrobneje jih pojasnjujemo v nadaljevanju.

Backupiranje – varnostno kopiranje podatkov
V informacijski tehnologiji pomeni varnostno kopiranje (angl. backup) izdelavo ene ali več dodatnih kopij, ki se jih lahko uporabi za obnovo originalnih podatkov v primeru njihove izgube. Gre torej za izdelavo varnostnih kopij, kot jih razume večina: podatke, ki so shranjeni na našem računalniku ali strežniku, v isti obliki prekopiramo na drugo lokacijo ali medij in s tem naredimo kopijo, ki je enaka originalu. Če se podatki izgubijo ali poškodujejo, jih lahko obnovimo iz datoteke z varnostno kopijo.
 

Obstaja več načinov varnostnega kopiranja podatkov. V osnovi ločimo dva:
- Inkrementalni način izdelave varnostnih kopij, ko se vsakokrat prekopirajo le tiste datoteke, ki so bile spremenjene ali ustvarjene na novo v času od zadnjega kopiranja. Varnostna kopija zasede toliko prostora, kot ga zasedejo datoteke na trdem disku vašega računalnika.
- Popolna varnostna kopija ali vsakokratno kopiranje vseh datotek.

Najboljši način varnostnega kopiranja je t.i. progresivno varnostno kopiranje (inkrementalni način), kar pomeni, da se podatki prenesejo v celoti samo pri prvem zapisovanju, pri vseh naslednjih pa se shranjujejo samo spremembe. S tem odpade potratno tedensko ali celo dnevno preobremenjevanje strežnikov, omrežij in ljudi s prenašanjem celotnih podatkov za potrebe varnostnih kopij, čas morebitne obnove pa se skrajša tudi do petkrat. Opazen je tudi prihranek prostora na pomnilniških medijih (diski, trakovi, ipd.).

V primeru izgube podatkov zadnjo varnostno kopijo podatkov uporabite za obnovitev podatkov. Varnostna kopija je ena sama datoteka, ki jo je potrebno med postopkom obnovitve razstaviti nazaj na posamezne datoteke. Pri obnovitvi poskuša program, ki smo ga uporabili za izdelavo varnostne kopije, vrniti podatke na tisto mesto, ki so ga zasedali pred izdelavo varnostne kopije.

GalisBackup
GalisBackup je naša rešitev za popolno varnost Galisove podatkovne baze in multimedijskih datotek. Omogoča sistematično in samodejno izdelovanje varnostnih kopij ter njihovo hrambo v podatkovnem centru.
Pri izdelavi varnostnih kopij smo se povezali s podjetjem Microsoft, tako da podatke hranimo v njihovih podatkovnih centrih, kar omogoča, da so shranjeni na več fizično oddaljenih varnih lokacijah. Vse to zagotavlja, da so vaši podatki varni tudi pred najhujšimi nesrečami (naravne katastrofe, …).

Storitev vključuje redno intervalno varnostno kopiranje podatkov na oddaljeno lokacijo, kar pomeni, da vam za izdelavo varnostnih kopij ni potrebno skrbeti. GalisBackup se v določenih časovnih intervalih (npr. dvakrat tedensko) samodejno zažene in prekopira vaše vsebine na oddaljeno lokacijo. V primeru, da podatke izgubite (nesreča, okvara opreme, …), vam je najnovejša varnostna kopija vedno na voljo.

Storitev smo začeli z desetimi uporabniki programa testno izvajati konec leta 2009. Ker se je takšen način varnostnega kopiranja izkazal kot izredno uspešen, je storitev od septembra 2010 na voljo tudi drugim ustanovam.

Pravno veljavno arhiviranje
Če gre pri varnostnem kopiranju (oz. »backupiranju) za izdelavo kopij, ki nam omogočajo, da dobimo podatke nazaj v primeru izgube, se seveda pojavi vprašanje, zakaj potem potrebujemo še arhiviranje?
Najbolj preprost in poenostavljen odgovor je takšen: ker to od nas zahteva zakonodaja.

Varstvo kulturne dediščine v Sloveniji ureja več zakonov. Področje elektronskega arhiviranja pri nas ureja leta 2006 sprejeti Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA), dopolnjujejo pa ga Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter nekatera druga tehnična priporočila in standardi.

Muzejski predmeti niso arhivsko gradivo, dokumentacija o teh muzealijah pa je in kot taka spada pod okrilje ZVDAGA, to pa pomeni, da moramo poskrbeti za njeno arhiviranje.

Za razliko od izdelave varnostnih kopij, kjer varujemo trenutno Galisovo podatkovno bazo, je ideja arhiviranja v tem, da so podatki shranjeni oz. arhivirani na centralni lokaciji v obliki, ki ni odvisna od programske opreme, ki jo uporabljate in ki jo bo mogoče v arhivu poiskati tudi čez desetletja, ne glede na to, s katerim programom je dokumentacija nastala.

Javnopravne osebe morajo po zakonu skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo, ki mora biti arhivu izročeno najkasneje 30 let po njegovem nastanku. Tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, pa morajo javnopravne osebe zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.

Kazni za neupoštevanje zakonskih določb se gibljejo med 2000 in 8000 evri.

E-Arhiv Pošte Slovenije
Digitalno dokumentarno in arhivsko gradivo je treba hraniti skladno s strogimi zahtevami zakonodaje.  Zakonskim zahtevam je težko zagotoviti, pravno veljavno arhiviranje pa zagotavljajo nekatera podjetja, na primer Pošta Slovenije.

Akreditirana storitev E-Arhiv Pošte Slovenije zagotavlja e-hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (digitalnih dokumentov), ki je skladna z vsemi zakonskimi predpisi s tega področja.

Da bi svojim uporabnikom zagotovili skladnost z zakonodajo, smo Galis povezali ravno z eArhivom pošte Slovenije, s čimer imajo uporabniki programa možnost dokumente pravno veljavno arhivirati.

Storitev ves čas hrambe zagotavlja trajnost hranjenih digitalnih dokumentov, ohranja uporabnost njihove vsebine, zagotavlja njihovo nespremenljivost, ohranja avtentičnost oziroma dokazljivost njihovega izvora, hranjene digitalne dokumente varuje pred izgubo ter skrbi za njihovo urejenost.

Kaj potrebujete in zakaj
Varnostnega kopiranja in arhiviranja podatkov torej ne smemo zamenjevati, posledično pa je za podatke pravilno (in skladno z zakonodajo) poskrbljeno le, če se poslužujemo obeh načinov njihovega varstva.

Podatke je potrebno v izogib njihovi izgubi redno varnostno kopirati, saj se lahko le tako izognemo veliki škodi in stroškom ob njihovem uničenju. Hkrati pa nam zakon nalaga tudi arhiviranje podatkov.

Na področju digitalizacije je bilo v zadnjih letih v Sloveniji veliko narejeno. Tudi na področju varovanja podatkov so bili narejeni prvi koraki, zagotovo pa to še ni dovolj. V prvi vrsti je potrebno osveščati uporabnike, da gre za izredno pomembne podatke, ki predstavljajo našo kulturno dediščino in ki jih, če jih ne bomo pravilno zaščitili, lahko izgubimo za vedno.

Zaključimo s kratkim povzetkom pojmov »backupiranja« in arhiviranja. »Backupiranje« podatkov je namenjeno vam, da boste tudi v primeru naravnih nesreč ali nepopravljive odpovedi delovanja strojne opreme ohranili celotno bazo podatkov in boste z vpisovanjem v Galis lahko nemoteno nadaljevali.

Po drugi strani pa je arhiviranje namenjeno zbiranju podatkov v centralnem arhivu, njihovi trajni hrambi in zagotavljanju, da bodo podatki v berljivi obliki dostopni tudi čez desetletja, ne glede na to, na kakšen način je gradivo nastalo.

Zgornji članek je bil predstavljen na 11. zborovanju Slovenskega muzejskega društva v Metliki. Več informacij in celoten zbornik srečanja lahko najdete na strani 11. zborovanja SMD.